Vierailukeskus Joen kokouspalvelut ovat suljettuina 1.7. - 4.8.2024 Lue lisää

Mikä on tapahtuman suunnittelun tärkein vaihe?

Tavoitteiden asettaminen

Kun suunnittelet tapahtumaa, ensimmäinen ja tärkein vaihe on tavoitteiden asettaminen. Ilman selkeitä tavoitteita, tapahtuman suunnittelu voi olla sekavaa ja päämäärätöntä. Tavoitteet auttavat määrittämään, mitä haluat saavuttaa ja miten mittaat onnistumista. Tämä voi sisältää esimerkiksi uusien asiakkaiden hankkimisen, verkostoitumisen parantamisen tai yrityksen tulevaisuudensuunnitelmien konkretisoimisen.

Joessa tarjoamme ammattimaista fasilitointipalvelua, joka auttaa sinua asettamaan selkeät tavoitteet tapahtumallesi. Fasilitaattorin avulla varmistetaan, että tapahtuma suunnitellaan ja toteutetaan niin, että asetetut tavoitteet saavutetaan. Tämä tekee tapahtumasta paitsi mieleenpainuvan myös hyödyllisen.

Tilojen valinta

Toinen keskeinen vaihe tapahtuman suunnittelussa on sopivien tilojen valinta. Tilojen tulee vastata tapahtuman luonnetta ja osallistujamäärää. Joessa on yli 30 erilaista kokoustilaa, joiden koot vaihtelevat neljän hengen neuvotteluhuoneista 50 ihmistä vetävään workshop-kerrokseen. Kahta samanlaista kokoustilaa ei Joesta löydy, joten suosikin etsintä kannattaa aloittaa heti.

Joen tilavalikoimaan kuuluu myös kaksi näyttävää edustus- ja saunatilaa, joissa arkiset asiat unohtuvat ja mieli tuulettuu. Kummastakin edustustilasta on huikeat näkymät yli Turun kattojen ja molemmissa iltaa voi viettää ulkoporealtaassa rentoutuen.

Tarjoilut ja catering

Tarjoilut ovat tärkeä osa tapahtumaa, sillä ne takaavat, että osallistujat pysyvät energisinä koko päivän ajan. Joen kautta saat tarjoilut kaikkiin tilaisuuksiin, pienemmistä kokouksista koko päivän kestäviin seminaareihin ja juhliin. Valikoimaan kuuluu erilaisten kokoustarjoiluiden lisäksi cocktailtarjoilut, illallismenut sekä juhlamenut esimerkiksi pikkujouluihin.

Joen palvelutarjoajaverkostoon kuuluvat Ravintola Mauno sekä Unica Catering, joten löydät varmasti juuri sinun tilaisuuteesi sopivat tarjoilut. Pienemmät kokoustarjoilut on mahdollista varata suoraan tilavarauksen yhteydessä verkkokaupastamme, kun taas isommat tilaukset kannattaa tehdä myyntipalvelumme kautta.

Tapahtumatekniikka

Tekniikka on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa. Joessa tapahtumatekniikkaa tarjoaa Rajupaja, jonka osaaminen kattaa kaiken tapahtumien valaistuksesta kalusteisiin, äänentoistoon, videotuotantoihin ja streamaukseen. Rajupajan laaja tarjonta mahdollistaa kaikkien tapahtumaan tarvittavien palveluiden tilaamisen tehokkaasti yhdellä kontaktilla.

Rajupaja osallistuu mielellään jo tapahtuman suunnitteluvaiheeseen asiakkaan kanssa, jolloin varmistuu, että kaikki teknisiin asioihin liittyvät kysymykset sekä tilojen ja tekniikoiden tarjoamat mahdollisuudet tulee käytyä ajoissa läpi. Tilauksen jälkeen sovittu tekniikka, kalusteet ja palvelut saapuvat tapahtumaan yhdellä kuljetuksella.

Ohjelma ja esiintyjät

Ohjelma ja esiintyjät ovat tapahtuman sydän. Joen kautta voit varata juuri sinulle sopivan esiintyjän. Elävä musiikki luo juhliisi tai tapahtumaasi sen kaivatun taian. Se voi luoda tunnelmaa taustalla tai olla tapahtuman kohokohta. Olipa kyseessä bändi tai yksittäinen muusikko, elävä musiikki nostaa tapahtuman uudelle tasolle.

Joen aulan flyygeli on käytettävissä tapahtumien yhteydessä, ja Cave-teatteri muuntuu helposti keikkapaikaksi tilavan esiintymislavan ja tilan tummanpuhuvan tunnelman ansiosta. Ota yhteyttä ja kysy lisää Joen myyntipalvelusta, niin autamme sinua valitsemaan juuri sopivan musiikillisen elämyksen tapahtumaasi.

Visuaalinen ilme ja somistus

Visuaalinen ilme ja somistus ovat tärkeitä tekijöitä, jotka vaikuttavat tapahtuman tunnelmaan ja osallistujien kokemukseen. Joessa voit helposti järjestää kauniin tapahtumakukistuksen yhteistyökumppanimme Bloomworksin avulla. Kukitus suunnitellaan asiakkaan toiveet huomioiden ja sen tyyli voidaan valita toistamaan tapahtuman sävyjä ja tunnelmaa.

Kaipaatpa sitten matalia asetelmia, pientä juhlavuutta tai näyttäviä kimppuja, luovat kukat aina tapahtumaan viimeisen silauksensa. Tiedustele kukkien saatavuutta Joen myyntipalvelusta ja viimeistele tapahtumasi kukilla.

Yhteenveto

Tapahtuman suunnittelun tärkein vaihe on selkeiden tavoitteiden asettaminen. Tämä vaihe määrittää koko suunnitteluprosessin ja varmistaa, että tapahtuma saavuttaa halutut tulokset. Tavoitteiden asettamisen jälkeen on tärkeää valita sopivat tilat, huolehtia tarjoiluista, varmistaa tekninen toteutus, suunnitella ohjelma ja esiintyjät sekä luoda visuaalinen ilme ja somistus.

Joessa tarjoamme kattavat palvelut ja tilat, jotka tekevät tapahtumasi suunnittelusta ja toteutuksesta vaivatonta ja onnistunutta. Ota yhteyttä ja anna meidän auttaa sinua luomaan ikimuistoinen tapahtuma.

Lue lisää | Yleistä