7 myyttiä virtuaalitapahtumista − Tapahtuman siirtäminen verkkoon saattaa olla helpompaa kuin luulet
Virtuaalitapahtuman järjestäminen voi tuntua pelottavalta ja aloittaminen vaikealta. Tapahtumien siirryttyä verkkoon, on pinnalle noussut myös monenlaisia uskomuksia virtuaalitapahtuman järjestämisestä. Onko se oikeasti hankalampaa, kuin livetapahtuman järjestäminen? Miten virtuaalitapahtuman sisältö kannattaa rakentaa? Tässä jutussa murramme virtuaalitapahtumiin liittyviä myyttejä.
”Virtuaalitapahtuma vaatii enemmän suunnittelua kuin perinteinen tapahtuma”
Onnistuneen virtuaalitapahtuman toteuttaminen vaatii suunnittelua, mutta ei merkittävästi enemmän kuin livetapahtuman. Suunnittelun painopiste on erilainen virtuaalitapahtumassa; tiivis ja mielenkiintoinen sisältö, toimivat tekniset ratkaisut ja yleisön huomioonottava toteutus ovat avaimet onnistumiseen.
”Livenä kaikki toimii, virtuaalitapahtumassa kaikki on hankalaa”
Perinteisen tapahtuman toteuttaminen on monelle tutumpaa ja siksi virtuaalitapahtuman toteuttaminen saattaa vaikuttaa hankalalta. Virtuaalitapahtuman järjestäminen edellyttää kuitenkin vain erilaista osaamista kuin livetapahtuman. Tapahtuman tuotantotiimiin täytyy kuulua ihmisiä, jotka osaavat valjastaa oikeat tekniset ratkaisut tapahtuman toteuttamiseen.
”Teams tai Zoom riittävät laadukkaan virtuaalitapahtuman alustaksi”
Jos virtuaalitapahtuman lähetys halutaan toteuttaa ensiluokkaisesti, tavalliset etäkokousohjelmat eivät ole riittäviä. Monet meistä istuvat etäkokouksissa monta tuntia viikossa. Virtuaalitapahtumalta odoteltaan laadukkaampaa sisältöä ja toimivampaa totetusta, joka eroaa tavanomaisista kokouksista. Virtuaalitapahtumien toteutuskumppaniksi suositellaankin asiansa osaavaa tuotantoyhtiötä, joka toteuttaa lähetyksen onnistuneesti.
Hyvin suunnitellut ja sisällöltään mielenkiintoiset virtuaalitapahtumat houkuttelevat ihmisiä osallistumaan, siinä missä perinteisetkin tapahtumat.
”Virtuaalitapahtumassa ei ole mahdollista saada merkityksellisiä kohtaamisia”
Kohtaamisen tapa muuttuu ja uusiin tapoihin tottuminen vie aikansa, mutta oikein toteutettuna virtuaalitapahtumassa on mahdollista saada merkityksellisiä kohtaamisia ja verkostoitua tehokkaasti. Tilaisuudesta voi luoda vuorovaikutteisemman esimerkiksi lisäämällä ”chatboksin”, hyödyntämällä pelillisiä osallistumiskeinoja tai vaikka rakentamalla kokonaan virtuaalisen tapahtumatodellisuuden, kuten tehtiin viime vuoden SHIFT Business Festivalilla.
”Virtuaalitapahtuman järjestämiseen ei tarvita tapahtumatiloja”
Virtuaalitapahtuman tilatarpeet ovat erilaisia kuin livetapahtumassa. Laadukkaasti toteutetussa livetapahtumassa tila kuitenkin toimii tapahtuman tuotannon kotipesänä, josta koko tilaisuutta operoidaan. Toimivat tapahtumatilat ovat olennaisia myös hybriditapahtumissa.
Tilaisuuden lähetyksen keskittäminen yhteen paikkaan vähentää teknisten ongelmien määrää; kukapa meistä ei olisi jo osallistunut virtuaalitapahtumaan, jossa ja puhujan kuva jäätyy ja tilaisuuden lähetys tökkii teknisten ongelmien vuoksi.
”Ihmiset eivät jaksa osallistua virtuaalitapahtumaan”
Hyvin suunnitellut ja sisällöltään mielenkiintoiset virtuaalitapahtumat houkuttelevat ihmisiä osallistumaan, siinä missä perinteisetkin tapahtumat. Sisältö on suunniteltava kohderyhmä mielessä pitäen; kun tapahtuman aihe on yleisölle mielekästä, halutaan tilaisuutta myös seurata. Kohderyhmää kiinnostava sisältö houkuttelee osallistujia, jotka eivät livetapahtumaan paikan päälle pääsisi.
”Digitaalinen tapahtuma ei voi koskaan olla yhtä hyvä kuin livetapahtuma”
Virtuaali- ja livetapahtumat ovat olemukseltaan erilaisia. Avaimet onnistuneen virtuaalitapahtuman toteutukseen ovat napakka sisältö, kohderyhmän huomioiminen suunnittelun alusta saakka, yleisön osallistaminen ja laadukas tekninen toteutus.