Hybriditapahtumien syksy on alkanut
Rajoituksia puretaan, ihmiset palaavat takaisin toimistoille ja muiden kohtaamista kaivataan enemmän kuin koskaan. Kasvokkain tapaamisen iloa ei voita mikään, mutta osallistuminen tapahtumiin virtuaalisesti ei tule katoamaan. Tapahtumissa on nyt huomioitava osallistujien yksilölliset tilanteet, ja ratkaisuita haetaan erityisesti liven ja virtuaalisen yhdistämisestä. Voidaan sanoa, että hybriditapahtumien syksy on alkanut.
Hybriditapahtuma vastaa moneen ongelmaan, joiden kanssa tapahtumanjärjestäjät tällä hetkellä painivat. Kuinka saada ihmiset turvallisesti tapahtumaan paikan päälle, miten osallistaa eri paikoissa olevaa yleisöä ja voiko virtuaalisesti osallistuvien kokemus tapahtumasta olla yhtä hyvä kuin paikan päällä olevien? Oikein järjestetyssä hybriditapahtumassa yhdistyvät molempien osallistumistapojen parhaat puolet.
Uusia mahdollisuuksia
Tapahtuman järjestäminen sekä virtuaalisesti että livenä tuo uusia mahdollisuuksia niin järjestäjille, osallistujille kuin esiintyjillekin. Välimatka ja matkustaminen eivät ole este osallistumiselle ja voi myös tuoda aikatauluun joustoa, kun kaikkien ei tarvitse olla samaa aikaa samassa paikassa.
Hybriditilaisuudet vaativat enemmän suunnittelua, sillä yleisö ei ole vain yhdessä paikassa. Hyvin tehtynä hybriditapahtuma on kuitenkin pienen vaivan arvoinen.
Carita Varjonen, Vierailukeskus Joki
On myös huomioitava, että vaikka tapahtumien rajoituksia puretaan, ei jokainen osallistuja enää halua tulla paikan päälle. Olemme kaikki varmasti huomanneet, miten arki on helpottunut, kun aikaa ei mene paikasta toiseen siirtymiseen. Kun tapahtumaan mahdollistetaan osallistuminen myös kotisohvan pohjalta, kasvaa potentiaalisen yleisön määrä huomattavasti.
– Osa arastelee vieläkin paikan päälle tuloa, kertoo Vierailukeskus Joen asiakkuuspäällikkö Carita Varjonen.
– Hybridi mahdollistaa sen, että yhä useammat voivat osallistua tilaisuuteen. Tapahtumanjärjestäjiltä on löydyttävä ymmärrystä ja tahtoa mahdollistaa osallistuminen yleisön haluamalla tavalla. Hybriditilaisuudet vaativat enemmän suunnittelua, sillä yleisö ei ole vain yhdessä paikassa. Hyvin tehtynä hybriditapahtuma on kuitenkin pienen vaivan arvoinen, Carita jatkaa.
Nyt tapahtumanjärjestämisessä on varauduttava rajoitusten poistumisen lisäksi myös uusiin rajoituksiin sekä tapahtumien turvallisuuteen. Hyvin suunniteltu hybriditapahtuma joustaa kumpaankin suuntaan, ja etenkin virtuaalista puolta voidaan skaalata nopeasti osallistujamäärän kasvaessa.
Illallisella hybridisti
Vierailukeskus Joessa on järjestetty rajoitustenkin aikana tapahtumia aina ajanmukaisin erityisjärjestelyin.
– Kokonaan virtuaalisesti järjestettyjen tapahtumien sijaan pyrimme nyt pitämään kiinni liveosallistumisen mahdollisuudesta, sillä olemme huomanneet todellisten kohtaamisten olevan tapahtumiemme ja verkostomme käynnissä pitävä voima, Carita kertoo.
Viimeisimpänä esimerkkinä Joessa toteutetusta hybriditapahtumasta toimii SHIFT Business Festivalin yhteydessä järjestetty Partner & Speaker Dinner. Paikan päälle illalliselle kutsuttiin noin 30 henkilöä, mikä takasi sen, että tapahtuman vaaditut turvavälit pystyttiin pitämään. Virtuaalisesti tilaisuuteen oli kuitenkin avoin ilmoittautuminen nettisivuillamme, ja puheenvuoroja seurasikin yli 300 virtuaaliosallistujaa.
– Olen vetänyt jo useita puhekeikkoja Joessa, sekä yleisölle että hybrideinä. Speaker’s Dinner oli ensimmäinen yleisökeikka vuoteen, ja nautin suuresti seistä jälleen kerran yleisön edessä. Hybriditapahtumassa esiintyjän pitää kuitenkin muistaa puhua kamerallekin, juhlaillallisen keynote -puheenvuoron pitänyt Tomi Kaukinen kertoo.
Ei myöskään haitannut, jos ei päässyt seuraamaan livelähetystä, sillä kaikille ilmoittautuneille lähetettiin tapahtuman tallenne jälkikäteen. Niin mahdollistettiin osallistuminen myös muina ajankohtina.
Joustava tila vastaa hybriditapahtuman tarpeisiin
Joen Cave-teatteri on todettu livetilaisuuksien lisäksi toimivaksi tilaksi niin hybridi- kuin virtuaalitapahtumille. Putous-auditorion streamausmahdollisuus mahdollistaa virtuaalitapahtuman järjestämisen nopeallakin aikataululla. Joen yhteistyöverkostosta saat tapahtumaasi suunnittelun, tekniikan ja ammattilaiset paikan päälle varmistamaan, että tapahtuma onnistuu toiveidesi mukaisesti.
Haluatko järjestää tapahtuman Joessa?
Ota yhteyttä:
myynti@jokiturku.fi
010 315 3000
