Tapahtumien uusi aika
Nyt tehdään webinaareja ja striimauksia, kuunnellaan etäpuhujia ja osallistutaan hybriditapahtumiin. Vierailukeskus Joki on loistava paikka järjestää myös digitaalisia tapahtumia.
Erilaisten digiratkaisuiden kysyntä on suorastaan räjähtänyt käsiin tänä vuonna, kertoo Rajupajan hallituksen puheenjohtaja Sami Tarkia. Korona-ajan tapahtumat ovat siirtyneet nopealla aikataululla voimakkaasti verkkoon, mutta samaan aikaan moni on pyörällä päästään striimien, zoomien, webinaarien ja teams-palavereiden kanssa.
– Nämä asiat ovat monelle ihan vieraita, eikä näiden kaikkien termien käytöstä ole edes tapahtuma-alan sisälläkään yhtenäistä käytäntöä, joten ei ihme, etteivät ihmiset pysy perässä! Eikä haittaa, ellei asiakas tiedä, miten heidän tapahtumansa kannattaisi verkossa toteuttaa. On meidän vastuullamme, että löydämme heille parhaan ratkaisun.
Tapahtumien esitystekniikkaan ja ohjelmapalveluihin erikoistunut Rajupaja on viime vuosien aikana kasvanut Varsinais-Suomen johtavaksi toimijaksi alallaan. Rajupaja on Vierailukeskus Joen pitkäaikainen kumppani, ja Sami Tarkia kehuu Jokea loistavaksi paikaksi järjestää myös digitaalisia tapahtumia.
– Joesta löytyy paljon erilaisia tiloja, ja ne ovat joustavia ja muunneltavia. On mahdollisuus jakaa yleisöä eri tiloihin ja striimata puhe yhdestä tilasta kaikille, tai järjestää hybriditapahtumia. Joessa on fasiliteetit kohdillaan ja hyvät nettiyhteydet, joten digitaalisten tapahtumien järjestäminen sieltä käsin on helppoa.
Tarkia muistuttaa, että kaikkein tärkeintä on sisältö.
– Pitää olla vaihtuvaa sisältöä ja kuvaa sekä osallistavaa toimintaa. Esimerkiksi robottikameroilla voi kuvata vuorotella yleiskuvaa, zoomata lähikuvaa puhujista ja näyttää välillä yleisöä. Näin esitys pysyy elävänä, ja sitä on mukavampi seurata. Katsojille voidaan myös tarjota mahdollisuus osallistua tapahtumaan interaktiivisesti vaikkapa chatin tai tapahtuman someseinän kautta. Tarvittaessa he voivat olla mukana omalla videokuvalla ja äänellään mistä päin maailmaa tahansa. Tapahtuma kannattaa verkossa toteuttaa hieman eri tavoin kuin livenä.
– Nyrkkisääntönä voisi olla, että livenä kahdeksan tuntia kestävä tapahtuma saa kestää verkossa korkeintaan kaksi tuntia. Enempää kukaan ei jaksa keskittyä. Jos keynote speaker on ennen puhunut tunnin, nyt sanottava pitäisi tiivistää maksimissaan varttiin. Myös Powerpoint-esitykset kannattaa miettiä siltä kannalta, että moni katsoo niitä pädiltä tai puhelimesta. Ei pitkiä tekstejä tai tilastoja, vaan suuria kuvia ja otsikkotason tekstejä!
Pientä ja suurta
– Mottomme on, että ei ole niin pientä eikä niin suurta tapahtumaa, ettemme voisi järjestää sitä, sanoo Rajupajan Sami Tarkia.
Turussa vuonna 2014 perustettu Rajupaja Oy syntyi kahden tapahtumayrityksen fuusioituessa. Rajupajan ydintoimintaa on esitystekniikan vuokraus ja tapahtumakokonaisuudet avaimet käteen -periaatteella.
Laaja-alaisen asiakaspalvelun mahdollistaa se, että Rajupaja on osa Apaja-konsernia, johon kuuluvat myös Lounais-Suomen vuokrakaluste Oy ja RajuLive Oy. Esimerkiksi kaikki digitaaliset hybriditapahtumat Rajupaja toteuttaa yhdessä RajuLive Oy:n kanssa. Konsernin palveluvalikoima on jopa valtakunnan tasolla ainutlaatuinen, lisäksi kumppaneina on myös muita alan toimijoita, kuten catering-palveluita sekä esiintyjiä.
Vaikka korona hiljensi keväällä tapahtuma-alaa rankasti, esiin nousi toisenlaisia tarpeita. Kysyntää on ollut muun muassa erilaisille studiototeutuksille sekä webinaareille ja striimeille aivan yli odotusten.
– Rajupajan etu verrattuna moneen muuhun alan toimijaan on ollut se, että meillä oli valmiina tekniikka ja osaaminen erilaisiin teknisiin ratkaisuihin ja tuotantoihin.
Termit haltuun:
Striimaus
Perinteinen livestream eli webcast on yksisuuntainen lähetys, joka soveltuu parhaiten audiovisuaalisesti näyttävän sisällön tuottamiseen. Etäyleisön osallistuminen tapahtumaan toteutetaan pääosin erilaisten viesti- ja keskustelukanavien avulla.
Webinaari
Verkkoseminaari eli webinaari käyttää kahdensuuntaista lähetystekniikkaa. Se on hyvä ratkaisu silloin kun etäyleisön on päästävä aktiivisesti ja monipuolisesti osallistumaan tapahtumaan. Se toimii myös silloin, kun esiintyjät ovat estyneitä tulemaan paikalle.
Hybriditapahtuma
Hybriditapahtumassa osa yleisöstä on paikalla ja osa verkossa. Hybriditapahtuma voidaan järjestää pelkkänä striimauksena, interaktiivisena webinaarina tai näiden yhdistelmällä, jolloin esimerkiksi etäpuhujat liitetään laadukkaaseen striimaukseen webinaarialustan kautta.
Haastattelu on julkaistu syksyllä 2020 ilmestyneessä Joen sidosryhmälehti Bizissä. Haluatko tilata Bizin suoraan kotiin tai toimistoon? Tilaa se maksutta täältä.